De mogelijkheden van Time IT voor het aansturen van medewerkers of externe partners binnen een project zijn zeer uitgebreid, een aantal punten hebben wij voor u uitgelicht.
Bij een eventuele demonstratie komen nog veel meer specifieke functies in beeld.
Neem even de tijd voor 9 product highlights
Elke fase van een project of proces wordt aan één stap van het stappenplan toegekend, en als alle noodzakelijke activiteiten binnen een fase / stap zijn afgerond worden de activiteiten van de volgende stap / fase gestart. Zijn er activiteiten binnen één fase / stap die gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd of zijn er meerdere fases / stappen die gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd, dan kan dat allemaal ingesteld worden
Activiteiten worden toegekend aan functies en/of rollen, zodat stappenplannen bij verschillende projectteams, medewerker onafhankelijk gemaakt kunnen worden. Bij het starten van een stappenplan, kunnen dan de beschikbare medewerkers gekoppeld worden. Door gebruik te maken van templates hoef je maar een keer het wiel uit te vinden!
Functies & Rollen
Time IT beschikt over twee communicatie methodes, e-mail en SMS, nu denkt u misschien SMS, is dat niet verouderd! SMS wordt als back-up communicatie gebruikt. Als uw mailserver is uitgevallen, wordt overgeschakeld naar SMS communicatie, dat werkt altijd op elk type telefoon.
Bij de communicatie met e-mail en/of SMS, wordt gebruik gemaakt van vooraf gedefinieerde berichten, naast tekst kunnen ook URL’s worden mee gestuurd met verwijzingen naar relevante informatie, werkinstructies en de Time IT taken.
Time IT beschikt over een eigen postvakje per medewerker. Hierin staan alle activiteiten die door een medewerker moeten worden uitgevoerd/nog staan te wachten en/of afgerond zijn, uitgebreid met een speciaal icoon en tekst, die exact aangeeft wat er gedaan moet worden.
Time IT bewaakt de status van alle activiteiten binnen een stappenplan, zo kun je automatisch geïnformeerd worden indien zaken niet tijdig gerealiseerd worden of juist de melding ontvangen dat zaken eerder gerealiseerd zijn dan verwacht. Op die manier kunnen de “uitvoerder(s)” van taken er tijdig aan herinnerd worden dat zij hun taak nog moeten realiseren.
Ook kunnen op vooraf gedefinieerde momenten de klanten of management automatisch worden geïnformeerd omtrent de status van de uitvoering.
Time IT voorziet in een dashboard functie zodat je real time inzicht hebt in de status van de voortgang van alle gedefinieerde stappen en de activiteiten van alle betrokkenen. Daarnaast wordt een logboek bijgehouden van alle acties van de activiteiten van een project / stappenplan gedurende de uitvoering.
De stappenplannen kunnen ook als template ingericht worden. Op basis van één of meerdere templates kunt u snel een nieuw stappenplan inrichten. Zo hoeft u niet het wiel telkens opnieuw uit te vinden.
Zelfs de beste plannen moeten ooit bijgesteld worden. Als u aanpassingen in het plan binnen Time IT doorvoert, is dat real time voor alle betrokkenen direct aangepast. Eventueel met een melding naar alle betrokkenen dat er een wijziging heeft plaatsgevonden.
- Time IT is beschikbaar als on premise en vanuit de Cloud. Dat kan uw eigen Cloudomgeving zijn of een installatie bij een externe hosting partner. Een externe hosting partner heeft de voorkeur als u met calamiteit plannen gaat werken want dan weet u altijd dat het bereikbaar is als er bij u iets gebeurt! Een mogelijke calamiteit is dat uw eigen ICT omgeving is gecrasht of geblokkeerd wordt door een cyberaanval. In dat geval zou Time IT ook niet meer werken en kan u het calamiteiten plan niet starten.